Order Fulfillment

Dr, Zaroni CISCP, CFMP – Chief Financial Officer (CFO) Pos Logistik Indonesia / Pengajar pada Program Executive Learning Institute – Universitas Prasetiya Mulya, Jakarta / Dosen Magister Teknik Industri Program Pascasarjana Fakultas Teknologi Industri Universitas Islam Indonesia Yogyakarta

Order Fulfillment

Pada bisnis ritel konvensional, kastemer mendatangi toko, kemudian melakukan transaksi pembeliaan, pembayaran, dan selanjutnya kastemer membawa barang yang dibelinya. Pengiriman barang dalam jumlah besar (bulky) hanya dilakukan dari gudang distributor ke toko-toko pengecer secara one-to-one. Tidak banyak alamat tujuan barang yang harus diantar. Transaksi dilakukan secara business-to-business (B2B).

Ini sangat berbeda dengan model bisnis e-dagang. Dalam e-dagang, pengiriman barang dilakukan dalam volume per kiriman (shipment) kecil, namun alamat tujuan sangat banyak. Umumnya, transaksi ritel e-dagang dilakukan secara business-to-consumer (B2C). Penjual melayani order penjualan yang dilakukan dalam market place. Pengiriman barang sesuai alamat pemesanan dilakukan segera setelah proses order penjualan dan verifikasi pembayaran selesai dilakukan. Bisnis ritel dengan menggunakan platform e-dagang menuntut pemenuhan pesanan penjualan (sales order) secara cepat dan akurat. Akses pasar yang dijangkau e-dagang sangat luas dengan waktu layanan pelanggan selama 24/7, memungkinkan volume transaksi order penjualan sangat besar.

Perusahaan e-dagang seperti Amazon, Alibaba, Tokopedia, Lazada, Blibli, blanja.com dalam sehari mereka memproses transaksi penjualan yang sangat besar dengan lead time yang sangat pendek. Lead time ini dihitung sejak kastemer melakukan order pembelian sampai barang diterima. Dalam hitungan jam penjual harus mengirim barang ke alamat penerima yang menjangkau ke seluruh penjuru nusantara, bahkan dunia.

Model bisnis e-dagang memerlukan sistem logistik yang cepat, akurat, dan andal. Dalam e-dagang, kastemer menginginkan barang diantar ke rumah, kantor, atau alamat tujuan sesuai yang mereka inginkan. Umumnya volume kiriman (shipment) sangat kecil, namun alamat tujuan sangat banyak dan tersebar. Ketersediaan inventory setiap saat untuk memenuhi pemesanan dari kastemer merupakan hal yang sangat penting dalam model bisnis e-dagang.

Logistik berperan penting dalam model bisnis e-dagang. Logistik yang andal memungkinkan pengelolaan inventory dalam jumlah item (SKUs) yang sangat banyak dan pengiriman kiriman ke kastemer ke berbagai alamat dalam jumlah sangat banyak secara akurat dan tepat waktu. Bagaimana mengelola sistem logistik e-dagang merupakan isu penting untuk keberhasilan bisnis e-dagang. Amazon merupakan salah satu contoh perusahaan e-dagang atau sering dikenal dengan e-tailing, yang telah berhasil mengelola sistem logistik untuk mendukung proses order penjualan berbagai barang dalam market place.

Pada tahun 1994, Amazon memulai bisnisnya dengan menjalankan model bisnis “virtual retailing” dalam arti yang sebenarnya. Saat itu, di Amozon tidak ada inventory, tidak ada ware- house, dan tidak ada pengantaran kiriman ke kastemer. Amazon memfokuskan pada pengelo- laan bisnis retail secara virtual dalam market place. Semua aktivitas kunci dalam bisnis retail seperti pengelolaan inventory dan pengiriman inventory untuk memenuhi order pembelian dari kastemer dilakukan oleh pihak lain. Amazon benar-benar hanya memfokuskan pada pen- gelolaan market place, utamanya pada penempatan produk di market place dan pengelolaan order pembelian dari kastemer. Ketika order pembelian dan pembayaran telah dilakukan oleh kastemer, Amazon menyerahkan pemenuhan pemesanannya ke pihak lain seperti pemilik pro- duk atau brand, distributor pengelola warehouse, dan perusahaan kurir.

Semula tidak ada masalah dalam model bisnis e-dagang seperti ini karena skala bisnis Amazon ketika itu relatif masih kecil. Namun, manakala SKUs produk dan transaksi order pembelian kastemer per hari sangat banyak, Amazon tidak dapat lagi menjalankan model bisnis dengan cara seperti itu.

Tahun 1997 merupakan tonggak peristiwa penting bagi Amazon. Amazon mulai men- gelola sendiri inventory dan pengantaran kiriman. Amazon mulai memberikan perhatian se- rius terhadap logistik untuk keberhasilan bisnis e-dagang yang dijalankan. Amazon pun mem- bangun warehouse sebagai tempat pengelolaan inventory. Tidak tanggung-tanggung, Amazon menginvestasikan modalnya untuk pembangunan warehouse di Seatle dan Delaware dengan ukuran warehouse yang sangat besar dan dilengkapi dengan otomatisasi MHE (material handling equipment) bahkan menggunakan teknologi robotic.

Sampai tahun 1999, Amazon banyak melakukan ekspansi pembangunan warehouse di berbagai negara, utamanya di kawasan Eropa dan Asia. Amazon memfungsikan warehousenya sebagai fulfillment center. Sebuah istilah baru dalam dunia logistik dan distribusi, karena sebe- lumnya di dunia logistik lebih mengenal warehouse sebagai distribution center yang memfasi- litasi pengelolaan inventory antara produsen dengan konsumen.

Menarik untuk dipelajari, bagaimana Amazon mengelola warehouse yang diposisikan sebagai fulfillment center ini. Amazon menamakannya sebagai fulfillment center karena fungsi warehouse di Amazon untuk memenuhi order pembelian dan pengantaran kiriman ke alamat yang diinginkan kastemer. Bagaimana Amazon mengelola order pembelian dalam jumlah banyak setiap harinya secara efisien, akurat, dan cepat?

Proses bisnis fulfillment yang dijalankan Amazon sejatinya sederhana yang menggambarkan proses perjalanan kastemer mulai dari order pembelian, pembayaran, penerimaan kiriman, dan dalam beberapa case ada return kiriman. Model bisnis e-dagang yang dijalankan Amazon secara sederhana dijelaskan seperti berikut ini.
Manakala kastemer melakukan pemesanan, sistem komputer Amazon mengenali apa jenis produk yang dipesan, di mana order pembelian dilakukan, dan ke mana pengantaran kiriman dilakukan. Selanjutnya komputer akan menginformasikan dari lokasi atau distribution center mana pengiriman produk dilakukan.

Amazon terhubung dengan sistem komputer pemasok yang menjadi mitra usahanya (sel- ler atau merchant). Integrasi sistem pengelolaan inventory seller dengan Amazon memungkin- kan setiap order pemesanan barang dari kastemer selalu terhubung dengan informasi keterse- diaan stock di sistem inventory seller. Amazon memasarkan setiap produk seller di market place amazon.com. Seller melakukan pengisian (replenishment) stock sesuai informasi kebutuhan stock dari sistem komputer Amazon. Seller memiliki pilihan, apakah pengiriman barang ke alamat pemesan langsung dilakukan dari lokasi seller atau fulfillment center-nya Amazon.

Proses pemenuhan order di fulfillment center Amazon dilakukan sesuai tahapan berikut. Setiap order diproses secara elektronik. Sistem komputer akan menginformasikan ke picker untuk mengambil stock sesuai lokasi penyimpanan. Setiap item stock (buku, fashion, CD, ga- wai, dll) disimpan di rak dengan tanda lampu merah. Bila suatu item barang harus diambil (picking), maka lampu merah tersebut menyala. Picker melakukan picking item barang terse- but. Bila item barang sudah diambil, maka picker akan mematikan lampu merah tersebut.
Selanjutnya, setiap item barang yang sudah diambil, kemudian ditaruh di keranjang yang ditandai barcode sesuai order pemesanan dari kastemer. Barcode menginformasikan alamat pengantararan. Barcode memberikan petunjuk untuk proses penyortiran paket sesuai delivery point. Pembacaan barcode menggunakan barcode reader. Petugas memastikan bahwa item dan box sesuai barcode pemesanan. Selanjutnya paket siap diantarkan ke alamat tujuan. Amazon bekerjasama dengan beberapa perusahaan kurir seperti UPS, Fedex, USPS, dan lain- lain.

Dengan pertimbangan perkembangan dan kompleksitas bisnis Amazon, sejak tahun 1997 Amazon mengelola logistik sendiri termasuk pengantarannya. Amazon juga melakukan riset dan inovasi secara intensif, baik teknologi material handling equipment di fulfillment center, dengan penggunaan automasi atau robotic, maupun teknologi pengantaran. Amazon telah melakukan riset dan inovasi penggunaan drone, terutama untuk pengantaran di daerah rural dan daerah-daerah yang sulit dijangkau dengan kendaraan.

Saat ini Amazon memiliki beberapa infrastruktur dan fasilitas untuk logistik e-commerce seperti: fulfillment center dengan berbagai ukuran dan produk lengkap dengan fasilitas penge- pakan; replenishment center untuk penerimaan produk dari pemasok; customer return center untuk pengelolaan produk return dari kastemer; sortation center untuk pemrosesan sortir paket dari fulfillment center kemudian diserahkan ke perusahaan kurir untuk last mile delivery; deli- very stations untuk pemrosesan same day delivery; speciality sites untuk pemrosesan paket pro- duk tertentu seperti textbooks, pakaian, perhiasan, dan sepatu; prime now & flexi hub untuk penanganan pengantaran produk premium dalam waktu 1 s.d 2 jam di wilayah perkotaan (Del Rey, 2013).

Pembelajaran dari case keberhasilan Amazon dalam mengelola ritel on line karena Amazon mampu mengintegrasikan dan mengendalikan supply chain mulai dari pemasok, perusahaan kurir, dan pelanggan. Aktivitas kunci proses bisnis Amazon adalah akuisisi pelanggan, penyimpanan, picking, pengepakan, dan pengantaran produk yang dipesan kastemer untuk dikirim ke alamat di seluruh penjuru dunia.

Model operasi order fulfillment

Pada pembahasan berikut ini diuraikan konsep penting order fulfillment dalam e-dagang yang mencakup model operasi fulfillment center, aktivitas kunci dalam order fulfillment, dan integrasi e-logistics dalam e-commerce.

Order fulfillment merupakan salah satu aktivitas penting dalam e-commerce. Secara se- derhana, order fulfillment didefinisikan sebagai proses penerimaan order dari pelanggan sam- pai pengiriman produk ke alamat yang diinginkan kastemer. Dalam transaksi e-dagang, order fulfillment ini sering disebut sebagai back-office operations yang melibatkan beberapa aktivitas untuk pemenuhan pesanan kastemer, seperti pengepakan (packing), pengantaran (delivery), akuntansi, pengelolaan inventory, dan pengiriman (shipping). Order fulfillment sangat terkait dengan front-office operations atau customer-facing activities, seperti advertising dan pengambilan pesa- nan (order taking) yang secara nyata dapat dirasakan oleh kastemer.

Turban, Outland, King, et al dalam buku Electronic Commerce 2018, menjelaskan pentaha- pan dalam proses order fulfillment:
1. Kastemer melakukan order dan membayar atas ordernya;
2. Verifikasi pembayaran oleh penjual jika diperlukan;
3. Memeriksa ketersediaan stock dan memberikan notifikasi ke kastemer;
4. Menentukan apakah inventory sebaiknya harus diisi kembali atau apakah diperlukan produksi tambahan untuk mengganti pengurangan stock karena pemenuhan order;
5. Menentukan lokasi warehouse dimana order tersebut akan dipenuhi. Menginforma- sikan proses pemenuhan order ke warehouse atau fulfillment center;
6. Pengambilan order di lokasi penyimpanan dan pengepakan (pick & pack);
7. Pengiriman barang ke kastemer;
8. Penerimaan barang oleh kastemer;
9. Penjual mengelola barang return jika diperlukan.

Proses order fulfillment bisa saja bervariasi, tergantung pada karakteristik produk (seperti jenis, ukuran, kategori perishability, dll), apakah pihak ketiga terlibat dalam proses di warehousing dan pengiriman, apakah model bisnis B2C atau B2B, dan model operasi masing- masing perusahaan. Namun demikian, umumnya model operasi fulfillment memiliki bentuk sebagai berikut (Turban, et al, 2018):
1. Engineer-to-order (ETO). Produk dirancang sesuai spesifikasi keinginan kastemer. Umumnya produk-produk perhiasan menggunakan model operasi ETO.
2. Make-to-order (MTO). Produk baru dibuat bila benar-benar ada pemesanan dari kastemer.
3. Assemble-to-order (ATO). Produk dibuat berdasarkan modular, yang dirakit dari berbagai komponen yang tersedia.
4. Make-to-stock (MTS). Produk-produk yang standar dan kategori mass-production umumnya diproduksi untuk mengisi stock dalam inventory.
5. Digital copy (DC). Copy produk dilakukan dengan cara mengunduh produk-produk dalam bentuk digital dan inventory dihasilkan dari digital master.
Karena umumnya produk-produk yang diperdagangkan dalam e-dagang berupa pakaian, apparel, makanan dalam kemasan, peralatan elektronik, maka model operasi fulfillment dalam e-dagang paling banyak adalah MTS dan ATO.

Sembilan aktivitas dalam proses order fulfillment memerlukan integrasi supply chain. Order fulfillment memerlukan integrasi aliran keuangan (payment), informasi, material, dan komponen, yang memerlukan koordinasi antardepartemen dalam perusahaan dan antarperusahaan yang terlibat dalam supply chain.

Peran warehousing

Warehousing memainkan peran penting dalam order fulfillment, khususnya untuk model MTS atas produk-produk standar. Aktivitas warehousing mencakup:
1. Penerimaan barang
2. Penyimpanan barang
3. Pengambilan barang bila order diterima
4. Pengepakan barang
5. Pengaturan pengiriman atau delivery..

Untuk mendukung proses order fulfillment dalam e-dagang diperlukan operasional warehousing yang cepat, akurat, dan fleksibel, dengan biaya yang paling efisien. Dalam beberapa dekade terakhir, teknologi warehousing telah dikembangkan seperti yang dilakukan oleh Newegg, e-dagang elektronik yang sangat besar di AS:
• Hybrid of OPEX perfect pick;
• High-velocity picking menggunakan pick to light;
• Pick to voice;
• Automated print & apply system untuk order dan pengiriman;
• Human Machine Interface untuk sistem visibility dan monitoring;
• Exacta Warehouse Control System (WCS).

Pengembangan dan penerapan teknologi warehousing di Newegg memberikan hasil perbaikan kinerja warehousing yang signifikan sebagai berikut:
– High system throughput: rata-rata 18.000 order per hari selama peak season, 8.000 per hari untuk hari biasa;
– Pengurangan order cycle time menjadi 20 menit;
– High system accuracy;
– Biaya pengiriman semakin murah;
– Security;
– Scalability.

Peran delivery

Sebagai bagian penting dalam order fulfillment model bisnis e-dagang, delivery akan menjadi tahapan penyelesaian transaksi e-dagang. Para pengelola e-dagang menghadapi permasalahan delivery dalam jumlah items banyak untuk alamat tujuan pengantaran yang sangat banyak dan tersebar luas. Umumnya mereka bekerja sama dengan perusahaan kurir seperti Pos Indonesia, JNE, TIKI, J&T, dan lain-lain untuk pengantaran barang.

Tuntutan utama dalam delivery adalah kecepatan (speed). Kastemer menginginkan ba- rang yang dipesan harus segera diterima dalam waktu secepat mungkin. Saat ini, kastemer menginginkan waktu pengantaran tidak lagi dalam hitungan hari. Kastemer menginginkan waktu pengantaran dalam hitungan jam. Standar waktu pengiriman same day delivery telah menjadi hanya beberapa jam (few hours). Karenanya, tren kedepan pengantaran menggunakan drone dan robot.

Idealnya, e-tailer mengharapkan pengantaran barang lebih cepat daripada pelanggan mendapatkan produknya melalui pergi ke toko dan melakukan pembelian di sana. Solusi di masa depan adalah pengiriman paket melalui drone yang memerlukan waktu dalam beberapa menit. Drone merupakan pesawat tanpa awak (self-flying vehicle), sama halnya seperti mobil tanpa pengemudi (self-driving car) yang dikendalikan melalui remote. Di Auckland, New Zealand, di mana lalu lintas cukup padat, penggunaan drone banyak dimanfaatkan untuk pengantaran pizza. Sementara itu, Amazon telah melakukan riset secara intensif penggunaan drone untuk pengantaran paket. Beberapa kendala penggunaan drone untuk pengantaran seperti yang diidentifikasi oleh Black (2014) antara lain aspek legal, teknologi sensor, dan lain- lain.

Senada dengan Black, Mehra (2015) mengatakan bahwa kendala utama penggunaan drone untuk pengantaran paket adalah isu keamanan dan regulasi lalu lintas udara. Lebih jauh Mehra melihat beberapa kendala drone untuk pengantaran paket:
1. Keterbatasan berat.
2. Keterbatasan jarak tempuh pengantaran.
3. Kendala cuaca yang menyebabkan kemungkinan delay.
4. Kemungkinan penghentian layanan karena drone merupakan flying machines. Drone bisa jatuh karena kecelakaan, kondisi cuaca, masalah mesin, dan lain-lain.

Mempertimbangkan kendala penggunaan drone untuk pengantaran, menjadi pertanyaan kita, apakah drone tetap menjadi masa depan pengantaran dalam model bisnis e- dagang? Banyak yang menyatakan optimis, lihat misalnya Marsh (2016) dan Wings (2016) yang mengatakan bahwa Google dan US Postal Service telah berhasil melakukan uji coba pengantaran paket menggunakan drone. Demikian juga Amazon yang telah berhasil mengembangkan layanan Prime Air, pengantaran paket menggunakan drone. Meski demikian, beberapa pengamat pesimis masa depan drone untuk pengantaran paket. Kahl (2016) lebih meyakini penggunaan robot untuk pengantaran paket e-dagang, dibandingkan dengan drone. Robot menggunakan sepeda elektrik untuk pengantaran paket dan grocery.

Penggunaan robot untuk pengantaran grocery telah diterapkan di beberapa kota besar seperti di Washington DC, dan di sejumlah negara seperti di Tiongkok dan Switzerland.

Sejumlah tantangan
Order fulfillment diyakini menjadi kunci keberhasilan dalam bisnis e-dagang. Performa order fulfillment yang tidak baik akan memengaruhi kepuasan kastemer. Beberapa tantangan kerap dihadapi dalam operasional order fulfillment sebagaimana ditunjukkan dalam penelitian Van Landingham (2014) berikut ini:
• Order flexibility. Perubahan dan pembatalan order seringkali terjadi dalam menit- menit terakhir;
• Order accuracy. Keakuratan pemrosesan dan pemenuhan order dalam e-dagang merupakan hal yang penting. Keliru dalam pemrosesan order akan berakibat kehilangan kastemer;
• Multichannel order management. Saat ini hampir semua perusahaan menyediakan multichannel order secara terintegrasi, yang dikenal dengan Omni-channel;
• Complex distribution. Berbeda dengan offline order, setiap order dalam e-dagang biasanya dalam ukuran kecil dan sangat banyak, sehingga delivery menjadi kompleks.

Ketidakpuasan kastemer terjadi sebagai hasil dari ketidakakuratan order, proses order yang memerlukan waktu lama, dan skedul pengantaran yang tidak sesuai (Kinnison, 2015). Permasalahan ini umumnya disebabkan oleh perencanaan dan eksekusi manajemen supply chain yang kurang efektif. Beberapa penyebab utamanya antara lain:
• Ketidakpastian dalam permintaan;
• Kesenjangan dalam information sharing;
• Infrastruktur logistik yang tidak memadai;
• Aliran keuangan yang tidak efisien.

Solusi perbaikan

Permasalahan umum dalam order fulfillment adalah ketidakakuratan dalam aktivitas order ta- king. Karenanya, perbaikan aktivitas order taking perlu dilakukan dan mengintegrasikan akti- vitas order taking dengan logistik. Dalam e-dagang, order taking diperoleh melalui e-mail dan webstore.

Perbaikan order taking untuk memastikan proses aktivitas order taking dapat dilakukan dengan lebih cepat, lebih efisien, dan proses pergerakan inventory dapat termonitor setiap saat (visibility). Desain supply chain dalam proses order taking perlu diubah dari linear menjadi hub structure (Turban, et al, 2018). Dalam model hub structure, konektivitas antarpihak dalam rangkaian supply chain lebih pendek. Demikian juga, kontrol dan koordinasi antarpihak dapat dilakukan lebih efektif. Umumnya, proses order fulfillment dalam e-dagang melibatkan procurement secara global. Karenanya, perlu integrasi global logistik secara efektif. Global logistics melibatkan banyak pihak seperti customs, forwarder, dan shipping line atau carrier antarnegara (cross-border).

Sumber: Digital supply chains (Turban, 2018)

Untuk meningkatkan inventory visibility, perusahaan e-dagang sebaiknya menerapkan RFID (Radio Frequency Identification). RFID merupakan tag technology yang disematkan ke suatu obyek atau item barang. Tag technology ini berisi data lengkap dengan obyek atau item barang yang dapat dibaca oleh RFID reader, kemudian datanya dapat ditransmisikan melalui teknologi wireless gelombang radio. Sejatinya tag ini mirip dengan barcode, hanya informasi yang disajikan lebih banyak.

Data dalam tag dibaca secara transmisi gelombang radio yang dapat dijangkau oleh RFID reader dalam jarak 50 feet atau sekitar 15 meter. Dengan RFID memungkinkan proses order taking dapat dilakukan secara collaborative antarpihak dalam col- laborative business network.

 

Kemitraan Logistik

Dr, Zaroni CISCP, CFMP – Chief Financial Officer (CFO) Pos Logistik Indonesia / Pengajar pada Program Executive Learning Institute – Universitas Prasetiya Mulya, Jakarta / Dosen Magister Teknik Industri Program Pascasarjana Fakultas Teknologi Industri Universitas Islam Indonesia Yogyakarta

Kemitraan Logistik

Semula banyak perusahaan menjalankan aktivitas logistiknya sendiri. Perusahaan mengelola transportasi  barang dari pemasok ke gudang perusahaan dan dari gudang perusahaan ke distributor, grosir, pengecer, atau konsumen akhir. Termasuk di dalamnya adalah kegiatan bongkar muat barang ke kendaraan, pengaturan jadwal keberangkatan dan kedatangan kendaraan, penyiapan administrasi dokumen pengiriman barang, pencatatan dan penelusuran pengiriman, mencari muatan balen (back-loads), dan mengelola barang return.

Selain pengelolaan transportasi, perusahaan juga mengelola sendiri aktivitas pergudangannya. Umumnya, pengelolaan pergudangan ini mencakup kegiatan penerimaan (receiving), penempatan (put-away), penyimpanan (storage), pengambilan (order picking), pemuatan barang ke kendaraan (loading), penghitungan persediaan barang (stock counting), aktivitas lain yang memberikan nilai tambah seperti pelabelan, pengepakan, dan lain-lain.

Dalam mengelola aktivitas logistiknya, perusahaan menyiapkan berbagai infrastruktur dan peralatan seperti truck, gudang, fork-lift, pallet, aplikasi ICT logistik, sopir, tenaga bongkar muat, operator pengelola gudang, dan lain-lain. Perusahaan melakukan investasi atau sewa atas infrastruktur dan peralatan yang diperlukan dalam menjalankan aktivitas logistk.

Perkembangan dan kompleksitas bisnis mendorong perusahaan mulai menyerahkan pengelolaan logistik yang semula dikelola sendiri (in-house logistics) kemudian diserahkan pengelolaan ke pihak lain (outsourcing). Manakala perusahaan meng-outsource-kan sebagian atau semua aktivitas ke pihak lain, maka perusahaan perlu membangun kemitraan dengan perusahaan penyedia jasa logistik.

Perusahaan penyedia jasa logistik ini banyak macamnya, mulai dari perusahaan yang menyediakan layanan transportasi seperti trucking, kereta api barang, pesawat cargo, dan pelayaran (shipping line). Perusahaan sebagai pemilik barang menyerahkan pengangkutan barangnya ke transporter.

Kemitraan logistik antara perusahaan dengan penyedia jasa logistik pun semakin berkembang dan melahirkan berbagai bentuk model perusahaan penyedia jasa logistik. Berbagai literatur manajemen logistik setidaknya menyebutkan bentuk kemitraan logistik, seperti yang disampaikan oleh konsultan dan riset logistik terkemuka Frost & Sullivan (2018) dan Cap Gemini (2017):

  1. PL (one-party logistics). Perusahaan sebagai pemilik barang mengelola aktivitas logistik (transportasi dan pergudangan) sendiri. Perusahaan melakukan investasi kendaraan dan gudang yang diperlukan dalam penyelenggaraan aktivitas logistiknya.
  2. PL (two-party logistics). Perusahaan sebagai pemilik barang menyerahkan sebagian aktivitas logistiknya terutama transportasi ke transporter. Perusahaan mulai mengurangi investasi truck karena sebagian aktivitas transportasi dikelola pihak transporter.
  3. PL (third-party logistics). Penyedia jasa logistik ini memberikan layanan solusi logistik ke pelanggan dengan melakukan kontrak pengelolaan logistik pelanggan dan memberikan service lainnya seperti customs clearance, freight forwarding, dan lain-lain. Seringkali 3PL dikenal dengan contract logistics.
  4. PL (fourth-party logistics). Perusahaan penyedia jasa logistik 4 PL bertindak sebagai integrator yang mengelola hampir semua aktivitas logistik pelanggan dengan memberikan solusi logistik secara end-to-end. Dalam memberikan layanan logistik ini, perusahaan 4PL bekerjasama dengan beberapa perusahaan 3PL.
  5. PL (fifth-party logistics). Perusahaan 5PL menjalankan peran sebagai agregrator. Perusahaan ini memberikan solusi logistik pelanggan berbasis on-demand. Pemanfaatan big data dari IoT (internet of things) dan ekonomi berbagi sumberdaya (sharing economy) yang memungkinkan perusahaan 5PL menyediakan solusi logistics on-demand.

Berbagai model kemitraan logistik tersebut sekaligus menunjukkan tren perkembangan pengelolaan logistik mulai yang semakin menggunakan sedikit aset (less asset). Bila pada model 1PL, hampir semua aset disediakan dan dimiliki oleh perusahaan sebagai pemilik barang dalam menjalankan aktivitas logistiknya, maka pada model 2PL, 3PL, dan 4PL perusahaan sebagai pemilik barang dan perusahaan penyedia logistik mulai mengurangi asetnya. Bahkan pada model 5PL, perusahaan (client) dan perusahaan penyedia jasa logistik tidak perlu aset sama sekali untuk menyelenggarakan aktivitas logistiknya. Pada model 5PL, terjadi asset sharing dalam penyelenggaraan logistik.

Keputusan outsourcing logistik

Keputusan apakah perusahaan meng-outsource-kan aktivitas logistiknya ke perusahaan penyedia jasa logistik merupakan keputusan strategic yang berimplikasi jangka panjang. Karenanya, perusahaan perlu melakukan analisis keputusan outsourcing secara cermat dan komprehensif.

Umumnya, terminologi outsourcing didefinisikan sebagai bekerjasama dengan pemasok untuk menyelenggarakan suatu fungsi atau layanan yang bukan bagian dari kompetensi inti organisasi. Dengan kata lain, Peter Drucker, begawan manajemen terkemuka, pernah memberikan nasihat bagi pemimpin bisnis: “Do what you do best and outsource the rest!”. Esensi dari pesan Peter Drucker ini adalah perusahaan harus mengambil dan memanfaatkan keunggulan para penyedia jasa spesialis yang telah mencapai skala ekonomis untuk meningkatkan kinerja perusahaan dengan biaya yang paling rendah. Perusahaan lebih baik fokus pada pelayanan pelanggan dan inovasi layanan sesuai bisnis yang dimasuki.

Permasalahannya, aktivitas apa saja yang sebaiknya di-outsource-kan, aktivitas mana yang sebaiknya harus dikelola sendiri? Untuk menjawab pertanyaan ini, Vitasek (2010) mengajukan model matrik keputusan outsourcing sebagai berikut:

Vitasek menganjurkan bahwa keputusan outsourcing sebaiknya dilakukan pada aktivitas yang mana perusahaan tidak memiliki keahlian atau kapabilitas untuk menjalankan aktivitas itu dengan baik. Pada aktivitas seperti ini, perusahaan dapat membangun kerjasama dengan perusahaan penyedia jasa outsourcing melalui kerjasama secara transaksional atau partnership. Bila aktivitas tersebut memberikan potensi value bagi organisasi secara signifikan, Vitasek menganjurkan pola kerjasama partnership atau kolaboratif dalam kemitraan outsourcing. Namun, bila aktivitas tersebut diperkirakan hanya memberikan value yang rendah bagi organisasi, sebaiknya pola kerjasama dilakukan secara transaksional, demikian nasihat Vitasek.

Lalu apa perbedaan pola kerjasama outsourcing secara kolaboratif dengan transaksional? Vitasek memberikan penjelasan lebih lanjut, bahwa pola kerjasama kolaboratif perusahaan dan penyedia jasa outsourcing lebih saling berkolaborasi untuk mencapai tujuan bersama. Keterlibatan perusahaan dalam pengembangan kerjasama kemitraan outsourcing lebih intensif. Sebaliknya, pola transaksional dalam kemitraan outsourcing, perusahaan sedikit terlibat. Dalam hal ini kemitraan outsourcing lebih terbatas dilakukan secara transaksional. Perusahaan pengguna outsourcing membeli jasa outsourcing sesuai service yang disediakan provider outsourcing.

Lebih lanjut Vitasek menjelaskan bahwa bila perusahaan memiliki keahlian dan kapabilitas yang mencukupi untuk menjalankan suatu aktivitas, maka sebaiknya perusahaan menjalankan sendiri, tanpa perlu outsourcing. Bila aktivitas tersebut diperkirakan memberikan potensi nilai secara signifikan bagi organisasi, maka Vitasek ‘mewanti-wanti’ agar perusahaan menjalankan aktivitas tersebut secara in-house. Tidak boleh di-outsource- kan.

Sebailiknya, bila aktivitas tersebut diperkirakan hanya memberikan sedikit kontribusi value bagi organisasi, pertimbangan keputusan outsourcing semata berdasarkan pertimbangan keuangan. Bila ternyata outsourcing suatu aktivitas fungsi lebih efisien, maka perusahaan sebaiknya meng-outsource-kan.

Berdasarkan pemikiran keputusan outsourcing Vitasek, pertanyaan selanjutnya adalah apakah aktivitas logistik sebaiknya di-outsource-kan atau dikelola sendiri?

Aktivitas logistik jelas memberikan value secara signifikan bagi organisasi. Tidak ada yang meragukannya. Setidaknya, logistik memberikan value berupa place value dan time value.

Logistik menciptakan nilai place value dengan cara memindahkan barang dari lokasi tempat produksi ke lokasi tempat konsumsi. Logistik memungkinkan membawa produk ke pasar yang lebih luas. Logistik mampu menyeimbangkan supply dan demand suatu produk untuk mencapai harga dan kuantitas equilibria.

Produk lebih bernilai bila tidak hanya tersedia di mana (where) konsumen memerlukan, namun juga kapan (when) konsumen memerlukannya. Produk meningkat nilai ekonominya bila tersedia di saat yang tepat. Produk-produk fashion muslim, seperti sorban, sarung, hijab, baju koko, peci, dan sajadah akan dibutuhkan konsumen pada saat Ramadhan atau menjelang lebaran idul fitri. Logistik berperan dalam menyediakan produk pada waktu yang tepat. Logistik mampu menciptakan time value.

Bagi perusahaan, pengelolaan logistik yang efisien dan efektif akan meningkatkan keunggulan bersaing perusahaan dari dua sisi: layanan pelanggan dan biaya. Dengan pengelolaan logistik yang baik, perusahaan dapat men-deliver produk ke pelanggan secara tepat dengan biaya yang paling efisien. Inilah value dari logistik.

Pertanyaan selanjutnya, apakah perusahaan memiliki keahlian, kapabilitas, dan kompetensi yang mencukupi untuk mengelola logistiknya secara in-house? Jawabannya tidak. Umumnya, perusahaan tidak memiliki keahlian dan kapabilitas yang mencukupi dalam pengelolaan logistiknya. Selain pertimbangan kapabilitas, skala ekonomis kapasitas logistik perusahaan tidak cukup efisien bila harus mengelola logistiknya sendiri.

Atas pertimbangan itulah, maka sebaiknya aktivitas logistik perusahaan diserahkan kepada perusahaan penyedia jasa logistik. Dalam konteks matrik Vitasek, keputusan perusahaan untuk meng-outsource-kan logistik ke perusahaan penyedia jasa logistik merupakan keputusan yang sangat tepat.

CILT (Chartered Institute of Logistics and Transport) UK pada tahun 2012 telah melakukan survei mengenai keputusan outsourcing dalam logistik. Hasilnya, 61% responden melakukan outsourcing pengelolaan warehouse, dan lebih dari 80% responden melakukan outsourcing pengelolaan transportasi. CILCT juga menemukan bahwa pertimbangan perusahaan melakukan outsourcing logistik didasarkan pada:

  • keterbatasan kompetensi dalam mengelola logistik;
  • penurunan biaya;
  • fleksibilitas;
  • belanja investasi aset logistik yang lebih sedikit;
  • peningkatan kualitas layanan.

Membangun kemitraan

Bila keputusan outsourcing logistik sudah ditetapkan, keputusan selanjutnya adalah siapa mitra atau partner untuk mengelola logistik? Bagaimana membangun kemitraan logistik agar aktivitas logistik yang dijalankan mampu memberikan value bagi organisasi?

Sebelum memutuskan bermitra dengan perusahaan 3PL atau 4PL mana, sebaiknya perusahaan perlu memerhatikan hal-hal sebagai berikut (Gwynne Richards, 2014):

  • Pastikan bahwa proses logistik saat ini seefisien mungkin. Anda tidak pernah bisa meng-outsource-kan masalah. Itu hanya akan menimbulkan masalah baru. Demikian Richards mengingatkan.
  • Pahami struktur biaya logistik anda saat ini.
  • Lakukan benchmark sistem manajemen operasi perusahaan anda. Bandingkan dengan perusahaan sejenis.
  • Tetapkan future strategi anda. Apa perubahan lingkungan bisnis, pasar, produk, dan strategi yang akan anda jalankan di masa mendatang. Semuanya akan berdampak pada strategi logistik yang akan anda jalankan.
  • Pahami pasar penyedia jasa logistik, baik 3PL maupun 4PL di mana mereke memberikan layanan logisitik sesuai sektor industri perusahaan anda. Setiap perusahaan 3PL atau 4PL memiliki keahlian dan pengalaman masing-masing sesuai sektor industri pelanggan yang mereka layani.
  • Kumpulkan dan analisis data relevan untuk keputusan pemilihan partner outsourcing logistik.

Selanjutnya, untuk pengumpulan informasi kandidat partner outsourcing logistik, perusahaan perlu mengirimkan RFI (request for information). Setidaknya, informasi yang diperoleh dari perusahaan 3PL atau 4PL adalah sebagai berikut:

  • pengalaman dan pemahaman mereka dalam pasar dan bisinis sesuai perusahaan anda;
  • ketersediaan sumber daya yang mereka miliki seperti tenaga ahli, tenaga operator, truck, gudang, ICT, dan lain-lain;
  • layanan logistik yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan;
  • catatan pencapaian KPI untuk setiap pelanggan yang mereka layani;
  • stabilitas keuangan perusahaan 3PL atau 4PL;
  • cakupan geografi dan foot print;
  • tingkat kesuksesan pembaharuan kontrak (contract renewal success rates);
  • kesesuaian budaya perusahaan dengan budaya 3PL atau 4PL.

Setelah RFI diperoleh, langkah selanjutnya adalah memilih partner yang tepat. Serangkaian kriteria perlu dikembangkan untuk mengevaluasi kandidat 3PL atau 4PL. Tompkins Associates (1998) memberikan panduan lengkap kriteria evaluasi kandidat 3PL atau 4PL seperti ditunjukkan pada tabel berikut:

Kandidat 3PL atau 4PL yang menghasilkan nilai total terbesar yang dipilih sebagai partner. Pada contoh tabel tersebut, nilai total diperoleh 80. Range nilai antara 0 sampai 100. Sementara interval rating menggunakan skala Likert mulai dari 1 sampai 5.

Bila partner 3PL atau 4PL sudah ditetapkan, selanjutnya disiapkan kontrak kerjasama untuk kemitraan pengelolaan logistik. Perusahaan perlu menyiapkan masa transisi sebelum benar-benar menyerahkan sepenuhnya pengelolaan logistik ke 3PL atau 4PL sesuai go live kontrak.

Menjaga kemitraan tetap berlangsung dalam jangka panjang perlu dibangun. Cottrill dan Gary (2006) mengatakan bahwa kemitraan logistik dalam jangak panjang dapat dibangun bila:

  • kedua pihak selalu mengembangkan ide-ide kreatif dan inovatif untuk perbaikan kinerja logistik;
  • kedua pihak mampu membangun komunikasi dan kolaborasi secara efektif;
  • Kedua pihak salih percaya (trustworthiness);
  • Menjalankan logistik dengan operasional yang fleksibel dan agile.
  • Kedua pihak menciptakan cultural fit.

Pengalaman empiris menunjukkan bahwa tidak semua kemitraan logistik berjalan sesuai harapan. Kedua pihak baik perusahaan sebagai client dan 3PL atau 4PL sebagai penyedia jasa tidak mendapatkan benefit dari kemitraan logistik.

Bagi perusahaan yang meng-outsource-kan logistik ke 3PL atau 4PL setidaknya mengharapkan peningkatan kinerja logistik dan penurunan biaya logistik. Sementara bagi perusahaan 3PL atau 4PL yang mengelola logistik client tentu mengharapkan peningkatan top line dari revenue dan bottom line berupa profit serta penambahan portofolio pengelolaan logistik dari sektor industri client.

Hasil survei Eye for Transport tahun 2012 yang dilakukan untuk mencari penyebab kemitraan logistik gagal sebagai berikut:

Menariknya, 61% responden mengemukakan alasan inefficient management 3PL dan 44% alasan permasalahan evaluasi dan monitoring kinerja 3PL menjadi penyebab utama mengapa kemitraan logistik gagal.

CILT tahun 2012 melakukan survei penyebab kontrak kemitraan logistik tidak diperpanjang. Hasil survei seperti ini:

  • kehilangan kepercayaan;
  • enggan untuk melakukan perbaikan atau perubahan selama masa periode kontrak;
  • fleksibilitas yang dijanjikan 3pl tidak dapat dipenuhi;
  • rendahnya pencapaian kinerja kualitas layanan logistik 3pl;
  • biaya logistik pesaing lebih murah, dengan kualitas layanan logistik yang setara atau bahkan lebih baik;
  • rendahnya komitmen dari 3pl.

Kemitraan logistik perlu dibangun atas dasar tujuan dan value bersama. Sejatinya tujuan kemitraan logistik adalah untuk mengoptimalkan sasaran bersama secara mutual benefit: pengurangan biaya logistik bagi perusahaan, inovasi dan peningkatan kualitas layanan pelanggan, dan peningkatan profit margin bagi provider 3PL.

Vitasek menganjurkan perubahan mindset bersama agar kemitraan logistik memberikan benefit kedua pihak dalam jangka panjang, yaitu perubahan mindset dari konfrontasi menjadi kolaborasi. Perubahan mindset ini akan mendorong kolaborasi untuk mencapai “what’s in it for we’ (WIIFWe)”, bukan “what’s in it for me (WIIFMe)”.

Lebih jauh Vitasek menambahkan, kemitraan logistik perlu dilandasi fondasi 5 rules:

  • Fokus pada outcomes, bukan hanya sekadar transaksi;
  • Fokus pada bagaimana caranya memenuhi ekspektasi dan outcomes;
  • Pendefinisian dan pengukuran outcomes secara jelas dan spesifik;
  • Model pricing harus efektif untuk mendorong pencapaian outcomes;
  • Evaluasi pencapaian outcomes untuk mendapatkan insight perbaikan kinerja.

Secara periodik, perlu dilakukan evaluasi dalam bentuk monthly business review (MBR) untuk mengetahui pencapaian setiap key performance indicators (KPIs) sesuai outcomes yang diharapkan. Dari MBR akan diperoleh evaluasi kinerja berdasarkan data. Perbaikan kinerja outcomes kemitraan logistik dilakukan secara terus-menerus, untuk menghasilkan kinerja terbaik.

***
Menjalankan fungsi logistik di perusahaan memerlukan kolaborasi dengan berbagai pihak, utamanya dengan perusahaan 3PL atau 4PL. Kemitraan logistik antara perusahaan dengan 3PL perlu dibangun untuk mencapai “what’s in it for we’ (WIIFWe)” sesuai outcomes yang diharapkan.

Ibarat sebuah pernikahan, proses kemitraan logistik melalui beberapa pentahapan, mulai dari masa perkenalan (dating) untuk mendapatkan informasi kebutuhan dan tujuan bersama, pertunangan (engagement) untuk memantapkan komitmen dalam memasuki tahap pernikahan (marriage) yang melambangkan contract award dan langkah awal untuk mencapai kesuksesan outcomes bersama.

Kemitraan logistik yang efektif akan memberikan benefit bersama. Bagi perusahaan (client) yang meng- outsource-kan fungsi logistiknya akan mendapatkan peningkatkan kualitas layanan logistik untuk pelayanan pelanggannya dan penuranan biaya logistik. Sementara bagi 3PL atau 4PL akan mendapatkan profit margin dan portofolio pengalaman layanan logistik sesuai sektor industri pelanggan yang dilayani.

Jalan Cilaki, Taman Lansia, Bandung, 3 Juni 2018

Pohon Imitasi 8 Milyar: Fenomena Post-Truth?

Ismail Fahmi, Ph.D – Dosen Magister Teknik Informatika Program Pascasarjana Fakultas Teknologi Industri Universitas Islam Indonesia / Founder Media Kernels Indonesia
– – – – – –

Pohon Imitasi 8 Milyar: Fenomena Post-Truth?

Dalam sebuah artikel tertanggal 28 November 2017 di situs resmi Kantor Staf Presiden (KSP) yang berjudul “Media Sosial dan Fenomena Post-truth” dijelaskan bahwa: Post-Truth menunjukkan suatu keadaan dimana fakta obyektif kurang berpengaruh dalam membentuk opini publik dibanding dengan emosi dan keyakinan pribadi. Singkatnya, orang lebih mengikuti “emosi” dan “keyakinan” pribadinya dibanding mencari “fakta sesungguhnya.”

Latar Belakang

Dua hari ini, media sosial diramaikan oleh berita dan opini tentang “pohon imitasi seharga 8M” yang dipasang di trotoar ibu kota. Ada dua narasi dalam percakapan warganet ini: (1) pemasangan pohon imitasi sangat mengganggu pejalan kaki, dan (2) harga pengadaan pohon imitasi ini sangat mahal, yaitu 8 Milyar rupiah.

Fakta: pemasangan pohon imitasi ini memang mengganggu pejalan kaki. Trotoar yang sudah sempit membuat pejalan kaki tidak bisa melewati pohon dengan mudah. Tentunya ini merupakan masukan penting bagi Suku Dinas DKI terkait.

Fakta atau Misinformasi: harga pohon imitasi adalah 8 M. Berita dari Viva yang menyatakan soal harga ini menjadi referensi atau pembenaran bagi warganet yang berujung pada bullying pada Gubernur dan Wagubnya.

Pada akhirnya terungkap bahwa pohon yang dipasang itu adalah pohon imitasi bekas pengadaan tahun 2017, dan sudah pernah dipasang sebelumnya untuk hiasan tahun baru (Tempo, Kompas). Saat itu tidak ada keluhan sama sekali.

Pertanyaan

Apakah kesalahan tudingan soal harga pohon imitasi sebesar 8M, yang dilakukan secara masif oleh warganet di media sosial ini, merupakan salah satu contoh dari fenomena post-truth?

Kita akan lihat data dari Drone Emprit. Jika tudingan itu dilakukan oleh sekelompok warganet secara masif dan bersama-sama dimana mereka memiliki “emosi” dan “perasaan/keyakinan” yang negatif terhadap target narasi, maka “very likely” ini adalah contoh dari “post-truth.” Mengapa demikian? Karena harga pohon imitasi sebesar 8M itu jelas tidak masuk akal, sehingga otomatis akan cocok dengan emosi dan keyakinan mereka, bahwa Gubernur DKI memang “gabener.”

Data

Kita gunakan kata kunci “pohon plastik” dan “pohon imitasi” untuk menangkap percakapan sejak kemaren hingga hari ini (31 Mei – 1 Juni).

Terdapat total 12K mention di twitter dan 535 mention di media online. Dari sisi trend, percakapan ini mulai muncul kemaren (31 Mei) dan hari ini (1 Juni) masih sangat tinggi. Kita lihat apakah besok masih tinggi setelah ada klarifikasi.

SNA dan Narasi

Langsung kita buka peta SNA untuk melihat cluster atau kelompok warganet mana yang banyak membahas isu ini. Kita bagi SNA dalam 3 bagian:

  1. Sebelum ada klarifikasi: 31 Mei – 1 Juni jam 12.00;
  2. Setelah ada klarifikasi: 31 Mei – 1 Juni jam 23:00;
  3. Setelah klarifikasi: 1 Juni jam 17.00 – 23.00.

Dari peta SNA (1), kita lihat hanya ada satu cluster besar yang membahas soal pohon imitasi ini. Narasi besar yang mereka bawa adalah “pohon imitasi mengganggu pejalan kaki” dan “pohon imitasi harganya 8M.” Dilihat dari profile warganet di sana, secara “emosi” dan “perasaan/keyakinan” selama ini dikenal berseberangan dengan Gub-Wagub DKI sekarang. Kelompok warganet yang mendukung Gub-Wagub tidak tampak dalam SNA ini.

Setelah ada klarifikasi soal asal-usul pohon imitasi sekitar jam 12.00 (1 Juni), peta SNA (2) memperlihatkan adanya cluster baru. Dari profile warganet cluster ini, mereka yang secara “emosi” dan “perasaan/keyakinan” dikenal mendukung Gub-Wagub, ramai-ramai mengamplifikasi klarifikasi dari Pemprov DKI bahwa “pohon imitasi itu bekas tahun 2017” seperti yang diberitakan oleh Tempo dan Kompas.

Yang menarik, di antara kedua cluster tersebut, terdapat media-media online yang banyak dijadikan referensi oleh kedua cluster. Media ini menjadi “information arbitrage” atau juru penengah. Apa yang mereka tulis sangat menentukan narasi dan opini warganet. Jadi mereka punya tanggung jawab besar dalam meluruskan hoax dan memberitakan fakta yang benar.

Sekarang kita lihat SNA (3), khusus 1 juni setelah pukul 17.00. Kita asumsikan setelah klarifikasi ini harusnya tidak ada lagi warganet yang menyebarkan opini salah soal harga pohon imitasi tersebut. Dari peta SNA ini ternyata kita masih lihat ada 2 cluster. Warganget dalam cluster yang secara “emosi” berseberangan dengan Gub-Wagub DKI ternyata masih meretweet status dari key opinion leader mereka yang dibuat pada saat-saat sebelum klarifikasi. Ukuran cluster mereka sudah lebih kecil. Sedangkan cluster yang mendukung Gub-Wagub jadi lebih besar ukurannya, dan terus mengamplifikasi klarifikasi yang diberitakan oleh media online.

Detail narasi, siapa influencer masing-masing cluster, silahkan dilihat dalam slide terlampir.

Fenomena Post-Truth?

Dari data berupa pola clustering, emosi warganet dalam cluster yang aktif dalam perdakapan, dan narasi yang berkembang di atas, kita bisa simpulkan kalau ramainya pembahasan isu “pohon imitasi 8M” merupakan sebuah fenomena post-truth. Informasi ini tidak benar, namun secara berulang-ulang dan berjejaring diperbincangkan secara masif.

Memang ada “bukti” screenshot yang mereka buat, namun bukti yang salah itu dipercaya oleh hampir semua warganet. Bahkan pembicaraan ini sudah melebar pada isu-isu lain yang tak berhubungan misal “air minum dari tinja,” dan “kunjungan gubernur ke luar negeri.”

 

Fenomena post-truth ini dikuatkan oleh pola retweet status lama yang terbukti tidak benar, yang masih terus dilakukan oleh para follower dalam cluster pertama, meski sudah ada klarifikasi. Hal ini menunjukkan, informasi yang salah masih diamplifikasi karena cocok dengan “emosi” dan “perasaan/keyakinan” mereka bahwa Gubernur memang “gabener.” Adanya klarifikasi tidak mengurangi keyakinan mereka ini.

Closing

Tampaknya upaya untuk menghindari post-truth, dimana publik lebih cenderung mengikuti perasaan mereka dari pada kebenaran, akan tetap menjadi PR besar kita semua, bangsa Indonesia.

Yang bisa dilakukan ketika sebuah informasi yang salah sudah terlanjut menyebar luas adalah: segera buat dan sebarkan klarifikasi atau kontra narasi positif yang benar. Hal ini harus dilakukan oleh pihak yang punya otoritas, sesuai dengan isu yang menyebar.

Semakin cepat kontra narasi berdasarkan fakta yang sebenarya dibuat dan disebarkan, maka semakin cepat pula misinformasi bisa diredam. Bukti-bukti kuat sebagai pendukung diperlukan untuk meyakinkan publik. Jika dibiarkan, atau dihalau dengan “disinformasi” baru, maka yang terjadi adalah noise lawan noise yang tiada henti.

Dari data Drone Emprit di atas, tampak bahwa media mainstream online ternyata masih memegang peranan penting dalam menyebarkan klarifikasi atau kontra narasi positif. Otoritas bisa memilih media yang sering menjadi “information arbitrage,” sebagai penengah kedua cluster. Media-media ini cenderung bisa dipercaya oleh keduanya.

Sekedar pemikiran saja, mungkin ada baiknya teman-teman “turnback hoax” juga aktif muncul di Twitter, selain menggunakan Facebook Forum sebagai media utama, untuk menjadi “information arbitrage” bersama media mainstream.

Aturan Komen

MOHON maaf kalau komen2 yang mengandung kata2 berikut akan dihapus otomatis: cebong, iq200 sekolam, kampret, kacung, anjing, bego, koplak, tolol, idiot, iq jongkok, dan sejenisnya yang bermaksud MENGHINA.

Kalau belum dihapus, silahkan diedit, atau tinggal tunggu waktu pas saya scan, nemu komen yang tidak/kurang sopan, akan dihapus.

Mari sopan dalam berkomentar. Terima kasih.

Warehouse dalam Perspektif Supply Chain

Dr, Zaroni CISCP, CFMP – Chief Financial Officer (CFO) Pos Logistik Indonesia / Pengajar pada Program Executive Learning Institute – Universitas Prasetiya Mulya, Jakarta / Dosen Magister Teknik Industri Program Pascasarjana Fakultas Teknologi Industri Universitas Islam Indonesia Yogyakarta

Warehouse dalam Perspektif Supply Chain

Di masa lalu, banyak kalangan yang memandang warehouse sebagai cost center. Warehouse tidak lebih sebagai tempat penyimpanan barang yang tidak memberikan nilai tambah. Warehouse hanya sebagai unit atau divisi yang menimbulkan biaya. Karenanya, tidak banyak pengembangan dan inovasi yang dilakukan dalam pengelolaan warehouse.

Sejatinya keberadaan dan fungsi warehouse sangatlah sederhana. Ursula Andress (lahir tahun 1936), aktris film kelahiran Swiss yang membintangi film-film ternama pernah berujar: “If I don’t have room for an item, I put it in warehouses”. Sesederhana itu. Fungsi utama warehouse sebagai tempat penyimpanan berbagai barang yang sangat diperlukan manakala tidak ada lagi ruangan untuk menaruhnya.

Dalam konteks perdagangan dan distribusi, fungsi warehouse kemudian berkembang. Awalnya, warehouse menjadi tempat persinggahan (trans-shipment point) di mana barang-barang diterima untuk selanjutnya dikirim secepatnya dengan biaya yang paling efisien.

Selama beberapa tahun, secara prinsip tidak banyak yang berubah dari proses dan aktivitas warehouse. Di dalam warehouse, aktivitas utama yang dilakukan adalah penerimaan barang, pemeriksaan barang, penempatan barang ke rak-rak atau tempat penyimpanan, penerimaan dan proses order untuk pengambilan barang dari lokasi tempat penyimpanan, pemenuhan barang-barang sesuai order, dan penyiapan pengiriman barang. Di dalamnya, termasuk beberapa aktivitas tambahan seperti pelabelan, perakitan, dan pengepakan.

Sepanjang tahun aktivitas utama yang dilakukan dalam pengelolaan warehouse seperti itu. Beberapa perbaikan warehouse dilakukan terutama pada modernisasi proses otomatisasi, penggunaan teknologi peralatan, penerapan sistem ICT, dan penerapan sistem pengukuran kinerja pengelolaan warehouse.

Pentingnya Persediaan

Pertanyaan mendasar sering kali diajukan: mengapa kita harus menyimpan barang? Pertanyaan ini mengarahkan pada jawaban pentingnya persediaan. Kebutuhan adanya persediaanlah yang mendorong perlunya warehouse. Tanpa persediaan tidak lagi diperlukan warehouse. Karenanya, menjadi penting bagi kita untuk memahami alasan atau pertimbangan mengapa kita harus menyimpan barang sebagai persediaan.

Dalam bisnis, persediaan banyak macamnya. Kita mengenal persediaan bahan baku (raw material inventory), yaitu bahan baku yang diperlukan untuk proses produksi. Pada produksi air minum dalam kemasan misalnya, persediaan bahan baku ini berupa air mineral. Selain bahan baku, proses produksi memerlukan bahan penolong seperti komponen (spareparts), kemasan, label, dan lain-lain. Perusahaan perlu menyiapkan dan menyimpan persediaan bahan baku dan bahan penolong untuk menjamin ketersediaan bahan baku dalam proses produksi.

Selain persediaan bahan baku, dalam proses produksi kita menemukan persedian barang dalam proses (work- in process). Persediaan ini sifatnya sementara. Seringkali tidak memerlukan penyimpanan di warehouse, karena langsung diproses menjadi persediaan barang jadi (finished goods). Persediaan barang jadi inilah yang umumnya memerlukan penyimpanan di warehouse sampai produk dijual dan didistribusikan ke saluran distribusi seperti distributor, grosir, dan toko pengecer.

Warehouse berperan penting dalam pengelolaan persediaan. Dalam konteks supply chain, adanya persediaan diperlukan untuk mengantisipasi pola permintaan yang tidak pasti dan fluktuatif. Dalam dunia yang penuh dengan ketidakpastian, perlu persediaan. Ketidakpastian dalam permintaan barang maupun pasokan barang. Pasokan beberapa barang sangat dipengaruhi oleh cuaca dan musim, terutama komoditi pertanian. Demikian juga pola permintaan yang banyak dipengaruhi oleh selera konsumen, tingkat persaingan, produk subsitusi, produk komplementer, perubahan income masyarakat, dan lain-lain. Perubahan parameter ini menentukan pola permintaan.

Pertimbangan biaya transportasi dan pengiriman barang seringkali menjadi alasan banyak perusahaan untuk menyimpan barang dalam jumlah besar. Ada trade-off antara biaya transportasi dengan biaya penyimpanan barang. Perusahaan yang menyimpan barang dalam jumlah besar dapat menekan biaya transportasi, karena tidak perlu sering melakukan order pengiriman barang dari pemasok. Namun, persediaan barang yang besar memerlukan kapasitas warehouse yang besar, sehingga menimbulkan biaya warehouse yang besar.

Adanya keinginan mendapatkan diskon atau pengurang harga pembelian sering menjadi pertimbangan perusahaan untuk menyimpan barang dalam jumlah besar. Umumnya, diskon harga pembelian diberikan penjual bila pembelian dilakukan dalam jumlah besar (bulk buying). Perusahaan perlu mempertimbangkan trade-off antara besaran diskon yang diperoleh dengan biaya penyimpanan barang per unit, selain risiko kadaluarsa barang karena disimpan terlalu lama.

Jarak antara lokasi pabrik dengan konsumen menjadi pertimbangan dalam penyimpanan barang di warehouse. Seberapa cepat perusahaan dalam memenuhi order pembelian dari konsumennya sampai barang diterima oleh konsumen – dalam supply chain dikenal dengan istilah lead time, menjadi pertimbangan penting dalam penentuan jumlah persediaan barang. Dalam hal ini, fungsi warehouse menjadi fasilitas untuk penyimpanan barang sehingga memungkinkan lead time semakin pendek.

Selain pertimbangan seperti yang dijelaskan di atas, alasan penyimpanan persediaan bisa disebabkan oleh kebutuhan perusahaan dalam mengantisipasi proses produksi yang terhenti (production shutdown), antisipasi untuk peningkatan permintaan produksi atau penjualan, dan mengelola seasonality.

Bahkan pada beberapa jenis barang tertentu, seperti wine, sigaret rokok kretek, batu dan logam mulia, dan barang-barang seni antik, semakin disimpan pada periode yang lama, semakin meningkatkan nilai barang. Pertimbangan penyimpanan barang untuk meningkatkan nilai barang ini sering dikenal sebagai investment stocks.

Pun bagi organisasi, perusahaan, dan lembaga publik, penyimpanan dokumen dalam periode waktu tertentu menjadi kewajiban (mandatory), seperti penyimpanan faktur, dokumen pajak, surat berharga, dan lain-lain. Semuanya ini menjadi pertimbangan penting, mengapa perusahaan harus menyimpan barang atau segala sesuatu di warehouse.

Peran Warehouse

Selain fungsi dasar warehouse sebagai tempat penyimpanan barang, dalam perspektif supply chain fungsi warehouse untuk konsolidasi, transit barang, break-bulk, pusat cross-dock, pusat penyortiran, fulfillments center, reverse logistics center, dan public sector services.

Fungsi yang diperankan warehouse tersebut menentukan operasional warehouse. Dalam fungsinya sebagai konsolidasi dan transit barang misalnya, warehouse berperan sebagai titik pengumpulan barang-barang yang diterima dari berbagai pasokan pabrik atau pemasok sebelum dikirim dengan menggunakan alat transportasi untuk didistribusikan ke penerima. Dengan konsolidasi barang memungkinkan dicapai efisiensi biaya transportasi.

Warehouse yang diposisikan sebagai trans-shipment atau break-bulk center menerima kuantitas barang dalam jumlah besar dari pemasok untuk selanjutnya dipecah (break-bulk) dalam jumlah kecil yang akan didistribusikan ke berbagai lokasi penerima (last-mile delivery). Fungsi warehouse sebagai trans-shipment atau break-bulk center ini sering kita temui di distribution center yang mengelola barang-barang dari berbagai produk atau merek untuk didistribustikan ke toko-toko pengecer seperti pasar tradisional, pasar modern, dan mini market.

Dalam perkembangannya, fungsi warehouse pun meluas menjadi cross-dock centers untuk pertukaran barang (clearing house) antarmoda transportasi sehingga dicapai kecepatan dan efisiensi biaya transportasi; sortation center yang kerap kita jumpai di perusahaan-perusahaan kurir seperti kantor pos yang melakukan fungsi penyortiran kiriman untuk diantar ke penerima; fulfillment center yang banyak dioperasikan oleh penyedia layanan e-dagang.

Perhatian dan kepedulian dunia usaha terhadap lingkungan dan keberlanjutan planet bumi mendorong perusahaan mengelola reverse logistics untuk mengumpulkan dan menarik produk recycle. Pengelolaan reverse logistics memerlukan warehouse sebagai drop center penerimaan produk-produk recycle dari konsumen dan warehouse penyimpanan produk-produk recycle sebelum diolah menjadi bahan baku yang digunakan kembali (reuse) untuk proses produksi produk jadi. Jepang merupakan salah satu negara yang sangat peduli terhadap isu lingkungan. Di sana, kita banyak menjumpai fungsi warehouse sebagai reverse logistics center untuk pengelolaan produk recycle.

Perhatian pemerintah terhadap penanggulangan bencana mendorong kebutuhan akan warehouse untuk penyimpanan bantuan kemanusian dan peralatan yang diperlukan untuk penanggulangan bencana. Warehouse untuk peran ini dikenal dengan public warehouse, karena dikelola oleh pemerintah atau Lembaga publik. BNPB (Badan Nasional Penanggulangan Bencana) merencanakan pembangunan warehouse penanggulangan bencana di enam lokasi yang tersebar di berbagai kota disesuaikan dengan potensi risiko dan karakteristik jenis bencana.

Penentuan Kapasitas dan Lokasi Warehouse

Persoalan berikutnya, berapa jumlah dan kapasitas warehouse yang perlu disiapkan untuk menyimpan persediaan? Di manakah lokasi warehouse?

Penentuan kapasitas dan lokasi warehouse sering menjadi keputusan strategic perusahaan. Seringkali menjadi perdebatan dalam pembahasan dalam strategic meeting para leader perusahaan: Apakah sebaiknya kapasitas warehouse ditingkatkan atau diturunkan?

Kapasitas warehouse ini mencakup luas dan jumlah warehouse. Pertanyaan strategic tersebut mengemuka bukan tanpa alasan dan jawaban. Sebab apa, keputusan penentuan kapasitas warehouse akan memengaruhi kinerja perusahaan secara keseluruhan, utamanya pelayanan pelanggan dan biaya logistik yang harus ditanggung perusahaan. Karenanya, menjadi penting untuk dipahami berapa kapasitas warehouse yang harus disiapkan perusahaan.

Sayangnya, tidak ada jawaban yang pasti. Penentuan kapasitas warehouse perusahaan bergantung pada karakteristik produk dan pengguna warehouse. Pertimbangan kuantitatif dan kualitatif dalam penentuan kapasitas warehouse perlu disimulasikan, sehingga didapatkan berapa kapasitas warehouse yang tepat.

Gwynne Richards (2014) dalam bukunya yang berjudul “Warehouse Management: A Complete Guide to Improving Efficiency and Minimizing Costs in The Modern Warehouse” mengajarkan beberapa kriteria yang perlu menjadi pertimbangan untuk penentuan kapasitas warehouse sebagai berikut:

Keputusan strategic berikutnya adalah penentuan lokasi warehouse. Di manakah lokasi warehouse sebaiknya dibangun?

Seperti halnya penentuan kapasitas warehouse, pemilihan lokasi warehouse melibatkan serangkaian pertimbangan, baik kuantitatif maupun kualitatif. Umumnya, pertimbangan dalam pemilihan lokasi warehouse didasarkan pada (Gwynne Richards, 2014):

  • biaya perolehan atau sewa tanah dan bangunan;
  • akses pada jaringan dan moda transportasi;
  • ketersediaan dan keterampilan tenaga kerja;
  • akses transportasi untuk staf;
  • ketersediaan pendanaan atau grant;
  • ketersediaan dan biaya utilities seperti air dan telekomunikasi;
  • kelancaran aliran arus barang;
  • akses infrastruktur logistik seperti pelabuhan dan bandar udara;
  • kedekatan dengan lokasi pemasok, pabrik, dan konsumen;
  • potensi risiko kawasan terdekat seperti depo penyimpanan oli, bahan bakar, yang menyebabkan risiko kebakaran.

Secara spesifik, Tufan, Nihan, dan Kahraman (2010) memberikan panduan kriteria pemilihan lokasi warehouse sebagai berikut:

  • Cost: biaya perolehan atau sewa tanah dan bangunan, biaya tenaga kerja, biaya transportasi, pajak,dan handling costs;
  • Makro: kebijakan pemerintah, regulasi industri, kawasan industri dan pergudangan, stabilitas politik, dan keamanan;
  • Karakterisik tenaga kerja: ketersediaan tenaga kerja, keterampilan tenaga kerja, akses transportasi pekerja, dan industrial relations;
  • Infrastruktur: ketersediaan akses jaringan dan moda transportasi, pelabuhan, bandar udara, terminal, stasiun kereta api, sistem telekomunikasi, listrik dan air, kualitas dan keandalan sistem transportasi;
  • Lingkungan: geografi, jauh dari limbah pabrik, kondisi cuaca, banjir, kepadatan, dan lain-lain;
  • Pasar: kedekatan dengan pelanggan, pemasok, produsen, pabrik, trafik, lead time, dan respon pelanggan.

Berbagai pertimbangan tersebut disimulasikan secara geografis untuk menentukan center of gravity, sehingga diperoleh lokasi warehouse yang paling tepat.

***
Warehouse memainkan peran penting dalam supply chain. Keberadaan warehouse untuk menghubungkan dan menjadi media intermediary antara pemasok dan pabrik, distributor, pengecer, dan konsumen. Warehouse memungkinkan pasokan dan pemenuhan barang secara tepat dan efisien, yang menjadi fasilitas pentingnya penyimpanan persediaan barang.

Perkembangan fungsi dan operasi warehouse dalam dekade terakhir semakin pesat seiring dengan peningkatan arus pemenuhan dan pengiriman barang dalam model e-dagang. Warehouse telah meluas fungsinya tidak sekadar tempat penyimpanan barang. Kini warehouse telah berperan dalam fungsi consolidation, cross-dock, dan fulfillment center. Bahkan warehouse kini berperan sebagai reverse logistics center.

Sekemandung, Bandung, 1 Juni 2018.