Shared Service Center

Dr, Zaroni CISCP, CFMP –  Chief Financial Officer (CFO) Pos Logistics Indonesia / Pengajar pada Program Executive Learning Institute – Universitas Prasetiya Mulya, Jakarta / Pengajar pada Magister Teknik Industri Program Pascasarjana Fakultas Teknologi Industri Universitas Islam Indonesia Yogyakarta

– – –

Peter F. Drucker, sang mahaguru manajemen pernah mengingatkan para pemimpin organisasi perusahaan bahwa alasan perusahaan ada sejatinya untuk melayani pelanggan melalui produk dan layanan.

Penciptaan produk dan layanan pelanggan memerlukan serangkaian aktivitas inti (core activities), seperti riset pasar, desain produk, produksi, pemasaran, dan penjualan. Tidak cukup hanya aktivitas tersebut, perusahaan perlu menjalankan aktivitas layanan pelanggan (customer services), pengelolaan keuangan, pencatatan transaksi keuangan dan pelaporan keuangan, pengelolaan sumber daya manusia, pengembangan dan pengelolaan ICT, pemeliharaan infrastruktur perusahaan seperti gedung, kendaraan, gudang, dan lain-lain. Aktivitas ini sering kita kenal sebagai aktivitas pendukung (support activities)

Banyak perusahaan mulai fokus pada pengelolaan aktivitas inti agar dapat memberikan pelayanan pelanggan secara maksimal. Upaya peningkatan peran dari aktivitas pendukung pun terus dilakukan, selain mengoptimalkan sumber dayanya agar dicapai efisiensi.

Aktivitas keuangan, pengelolaan keuangan, akuntansi, ICT, dan pengelolaan aset sering diselenggarakan secara bersama, atau disentralisasi pada lokasi tertentu untuk memberikan pelayanan kepada banyak cabang atau unit di beberapa kota. Model pengelolaan aktivitas support dengan memberikan pelayanan bersama ini sering kita kenal dengan shared service center (SSC).

Dalam beberapa tahun terakhir, kecenderungan perusahaan untuk mengembangkan SSC semakin meningkat. Ini terutama dipicu oleh kemajuan teknologi ICT, baik aplikasi, teknologi jaringan, maupun penggunaan berbagai perangkat cerdas.

Kantor pos dan Telkom, misalnya, telah menyelenggarakan SSC untuk pengelolaan fungsi keuangan, akuntansi, SDM, ICT, dan aset. Dulu setiap kantor pos menyelenggarakan fungsi support tersebut masing-masing. Sekarang, fungsi support disentralisasi berdasarkan regional tertentu yang memberikan pelayanan ke banyak cabang kantor pos di beberapa kota.

Dengan model SSC seperti ini, kantor pos pun mendapatkan banyak manfaat. Tidak perlu lagi di setiap kantor pos ada bagian (department) akuntansi, keuangan, pengelolaan SDM, ICT, dan aset. Pengurangan pegawai dapat dilakukan. Realokasi pegawai yang biasa menyelenggarakan aktivitas fungsi support dialihkan ke fungsi bisnis, seperti penerimaan layanan pelanggan di loket, layanan penjemputan barang, pemrosesan, dan pengantaran barang. Kantor pos lebih fokus pada pelayanan pelanggan, sementara pengelolaan fungsi support dilakukan bersama (common activities) dalam unit shared-service center.

Pengalokasian Biaya

Implementasi SSC memerlukan solusi pengalokasian biaya (cost allocation) yang akurat. Bila tidak akurat, alokasi biaya SSC akan over costing atau under costing. Setiap cost harus dibebankan (cost assignment) ke obyek biaya (cost object). Cost merupakan pemakaian sumber daya untuk tujuan tertentu. Sumber daya ini bisa berupa tenaga kerja, kendaraan, bahan bakar minyak (fuel), gedung, peralatan dan perlengkapan kantor, ICT, dan lain-lain untuk menyelenggarakan aktivitas inti dan support yang diperlukan dalam penciptaan produk dan layanan pelanggan.

Pemakaian tenaga kerja misalnya, menimbulkan biaya upah dan gaji. Pemakaian kendaraan akan menimbulkan biaya sewa kendaraan atau biaya penyusutan kendaraan. Pemakaian bahan bakar menimbulkan biaya bahan bakar. Penggunaan gedung menimbulkan biaya sewa gedung atau biaya penyusutan gedung. Demikian juga pemakaian perlengkapan kantor, perusahaan mencatat biaya pemakaian perlengkapan kantor.

Semua biaya pada akhirnya harus dibebankan ke obyek biaya. Obyek biaya ini dapat berupa department seperti produksi, pemasaran, atau administrasi. Atau obyek biaya berupa produk dan pelanggan.

Pembebanan biaya (cost assignment) ke obyek biaya dilakukan dengan cost tracing atau cost allocation. Pembedaannya terletak pada jenis biaya. Biaya langsung (direct cost) dibebankan secara langsung ke obyek biaya karena dapat ditelusuri setiap pemakaian biaya secara akurat. Contoh biaya langsung untuk produksi adalah biaya pemakaian bahan baku (direct material cost) dan biaya tenaga kerja langsung (direct labor cost). Kedua biaya ini sering disebut sebagai prime cost.

Sebaliknya, kita tidak dapat menelusuri pemakaian biaya tidak langsung (indirect cost) untuk setiap obyek biaya. Karenanya, pembebanan biaya tidak langsung ini umumnya dilakukan dengan pengalokasian biaya (cost allocation). Biaya tidak langsung untuk produk, misalnya biaya overhead pabrik seperti biaya penyusutan pabrik, biaya gaji mandor, biaya asuransi pabrik, biaya pemakaian suku cadang mesin, dan lain-lain.

Biaya SSC merupakan biaya bersama (common cost), sehingga pembebanan biaya ke obyek biaya dilakukan dengan pengalokasian biaya. Dalam literature akuntansi biaya (cost accounting), banyak dikenalkan metode pengalokasian biaya, yang dapat dikelompokkan menjadi dua pendekatan pengalokasian biaya, yaitu: pendekatan tradisional (traditional approach) dan pendekatan activity-based costing.

Pendekatan tradisional menggunakan dasar tertentu yang masuk akal secara proposional dalam pengalokasian biaya. Dikatakan masuk akal karena dalam pengalokasian biaya ini menggunakan basis tertentu yang rasional, memiliki hubungan yang rasional antara biaya dan obyek biaya. Contoh pendekatan tradisional dalam alokasi biaya SSC: luas meter persegi penggunaan ruangan kantor sebagai dasar dalam alokasi biaya sewa gedung.

Sementara pendekatan activity-based costing (ABC), pengalokasian biaya didasarkan pada biaya aktivitas yang dilaksanakan untuk memberikan pelayanan kepada unit tertentu. Pengalokasian biaya SSC dengan menggunakan pendekatan ABC diyakini akan menghasilkan pengalokasian biaya yang lebih akurat dibandingkan dengan pendekatan tradisional.

Keakuratan pengalokasian biaya menjadi penting, agar pembebanan biaya ke obyek biaya tidak over costing atau under costing. Baik over costing atau under costing, akan menyebabkan pengambilan keputusan biaya tidak tepat (misleading).

Penerapan Activity-Based Costing

Ide activity-based costing sejatinya sederhana. SSC melayani unit atau kantor lain dengan menyelenggarakan serangkaian aktivitas SSC. Pelaksanaan aktivitas memerlukan sumber daya. Pemakaian sumber daya menimbulkan biaya. Perubahan biaya ditentukan oleh pemicu biaya (cost driver). Bila pemicu biaya ini meningkat, maka biaya aktivitas juga meningkat.

Penggunaan ABC untuk pengalokasian biaya SSC dilakukan melalui langkah-langkah sebagai berikut:

1, Identifikasi dan klasifikasikan aktivitas yang berhubungan dengan produk dan layanan Perlu disusun kamus aktivitas yang diturunkan dari produk, proses bisnis, aktivitas, dan pemicu biaya. Aktivitas diklasifikasikan menjadi aktivitas inti dan aktivitas pendukung.

Dr Zaroni - share service center - magister teknik industri UII (1)

Proses bisnis untuk fungsi SSC mencakup:

  • Proses bisnis fungsi keuangan
  • Proses bisnis fungsi pengelolaan SDM
  • Proses bisnis fungsi pengelolaan ICT
  • Proses bisnis fungsi pengelolaan

Dari setiap proses bisnis tersebut selanjutnya diidentifikasi aktivitas masing-masing.  Umumnya untuk mengidentifikasi aktivitas, perusahaan menggunakan beberapa pendekatan antara lain: top-down, wawancara atau partisipasi, dan penggunaan dokumen sekunder.

Berikut ini template isian identifikasi aktivitas dan activity drivers untuk setiap proses bisnis SSC.

Dr Zaroni - share service center - magister teknik industri UII (3)

2. Mengestimasi biaya total untuk setiap aktivitas yang telah diidentifikasi pada langkah pertama. Estimasi biaya total menggunakan pendekatan data historis, penganggaran, atau biaya standar.

3. Menghitung tarif pemicu biaya (cost-driver rate) untuk setiap aktivitas. Dari biaya total dapat dihitung tarif pemicu biaya setiap aktivitas. Caranya dengan membagi biaya total dan estimasi volume aktivitasnya.

Dr Zaroni - share service center - magister teknik industri UII (2)

Implementasi SSC

SSC menjanjikan banyak kemanfaatan baik efisiensi dan peningkatan kualitas layanan pendukung (support services). Efisiensi dicapai melalui konsolidasi sumber daya pendukung sehingga dicapai skala ekonomis volume aktivitas tertentu. Pemanfaatan ICT sangat membantu dalam keberhasilan implementasi SSC.

Tahap awal dapat dibentuk tim penyusun SSC. Tugas tim ini sebagai change management untuk mengawal perubahan dalam implementasi SSC. Sebaiknya tim SSC ini direkrut dari berbagai fungsi atau department, baik fungsi bisnis maupun pendukung. Komitmen top management sangat penting dalam keberhasilan implementasi SSC ini.

Implementasi SSC tidak hanya di organisasi bisnis seperti perusahaan. SSC dapat diterapkan di organisasi pemerintahan, publik, dan organisasi nirlaba. Pemahaman mengenai produk, layanan, siapa pelanggan internal dan eksternal perusahaan, apa proses bisnis dan aktivitas kunci perusahaan, berapa estimasi biaya aktivitas total, apa pemicu biaya, berapa tarif pemicu biaya aktivitas, dan bagaimana membebankan biaya aktivitas SSC ke pengguna, sangat penting bagi tim dalam mengimplementasi SSC.

Kini sudah saatnya para pemimpin organisasi berani mengimplementasikan SSC di tempat kerjanya, agar dapat meningkatkan efisiensi organisasi dan peningkatan kualitas pelayanan ke pelanggan internal maupun eksternal.

Bandara Juanda, Surabaya, 21 Desember 2017